Política de Privacidad – Orbanya

Última actualización: 25/05/2026

En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (“RGPD”), la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (“LOPDGDD”) y demás normativa aplicable, te informamos sobre cómo tratamos tus datos personales en Orbanya.

Esta Política de Privacidad se aplica al sitio web orbanya.com, a los formularios de contacto, comunicaciones comerciales, contratación de servicios, canales de mensajería, WhatsApp Business Platform, llamadas, asistentes de voz, automatizaciones con inteligencia artificial, aplicaciones, paneles privados y demás herramientas asociadas a los servicios prestados por Orbanya.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales tratados directamente por Orbanya es:

Responsable: Ricardo Durán García-Lajara / Orbanya.
Correo electrónico de contacto: contacto@orbanya.com
Sitio web: orbanya.com

Los datos identificativos completos del responsable constan en el Aviso Legal de este sitio web.

En adelante, “Orbanya”, “nosotros” o “el Responsable”.

Cuando Orbanya presta servicios tecnológicos, de automatización, recepción digital, mensajería, voz, agenda o inteligencia artificial a empresas clientes, puede tratar determinados datos personales por cuenta de dichas empresas. En esos casos, la empresa cliente actúa como responsable del tratamiento respecto de sus propios clientes, usuarios, empleados o contactos, y Orbanya actúa como encargado del tratamiento conforme al contrato correspondiente.

2. Ámbito de esta política

Esta política cubre el tratamiento de datos derivado de:

Navegación por el sitio web de Orbanya.
Formularios de contacto, solicitudes comerciales o contratación.
Comunicaciones por correo electrónico, teléfono, WhatsApp, redes sociales u otros canales.
Uso de servicios de automatización, asistentes de IA, recepción digital, gestión de citas, voz, mensajería y herramientas asociadas.
Uso del panel privado, aplicación o entorno de gestión facilitado por Orbanya.
Comunicaciones comerciales, newsletters o campañas informativas, cuando proceda.
Soporte técnico, seguridad, auditoría, prevención de abusos y mejora del servicio.

3. Categorías de datos personales tratados

En función de la relación que mantengas con Orbanya, podemos tratar distintas categorías de datos personales.

3.1. Datos identificativos y de contacto

Nombre y apellidos.
Teléfono.
Correo electrónico.
Empresa, negocio o cargo.
Dirección profesional o fiscal, cuando sea necesaria.
Datos incluidos voluntariamente en formularios, mensajes o comunicaciones.

3.2. Datos de contratación, facturación y administración

NIF, CIF, NIE u otros datos fiscales, cuando sean necesarios.
Datos de facturación.
Información contractual.
Historial de servicios contratados.
Comunicaciones relacionadas con presupuestos, pagos, soporte o incidencias.

3.3. Datos de clientes finales tratados en servicios de Orbanya

Cuando Orbanya presta servicios a empresas clientes, pueden tratarse datos de clientes finales o usuarios de dichos negocios, como:

Nombre o alias.
Teléfono.
Correo electrónico, si se facilita.
Servicio solicitado.
Fecha, hora y estado de una reserva o cita.
Preferencias comunicadas por el usuario.
Notas necesarias para prestar el servicio.
Historial de interacciones, solicitudes, cambios o cancelaciones.
Información enviada por WhatsApp, llamada, mensaje, formulario u otros canales conectados al servicio.

Orbanya no solicita ni necesita categorías especiales de datos salvo que el usuario las facilite voluntariamente y sean necesarias para atender una solicitud concreta. Recomendamos no enviar datos especialmente sensibles si no son necesarios para la prestación del servicio.

3.4. Datos de comunicaciones y mensajería

Podemos tratar:

Contenido de mensajes enviados y recibidos.
Número de teléfono o identificador del canal.
Fecha y hora de la conversación.
Estado de entrega, lectura o respuesta cuando el canal lo proporcione.
Canal utilizado: WhatsApp, Telegram, correo, teléfono, formulario u otros.
Historial necesario para mantener continuidad conversacional y trazabilidad operativa.

3.5. Datos de llamadas, voz y transcripciones

Cuando el servicio incluya atención telefónica, llamadas o asistentes de voz, podemos tratar:

Número de teléfono.
Fecha, hora y duración de la llamada.
Contenido de la conversación.
Grabación, si se informa y procede.
Transcripción de la llamada.
Intención de la solicitud.
Resultado de la gestión.
Datos necesarios para crear, modificar o cancelar reservas, atender consultas o prestar soporte.

Cuando una llamada vaya a ser grabada o transcrita, se informará al usuario al inicio de la llamada o por medios adecuados.

3.6. Datos técnicos, seguridad y navegación

Dirección IP.
Identificadores técnicos.
Navegador, dispositivo y sistema operativo.
Logs de servidor.
Eventos de seguridad.
Páginas visitadas y comportamiento de navegación, conforme a la Política de Cookies.
Información necesaria para prevenir fraude, abuso, spam, accesos no autorizados o uso indebido del servicio.

4. Cómo obtenemos tus datos

Tratamos los datos que nos facilitas directamente cuando:

Rellenas un formulario.
Nos escribes por correo electrónico.
Contactas por WhatsApp, teléfono, redes sociales u otros canales.
Solicitas información, presupuesto o soporte.
Contratas servicios de Orbanya.
Usas una aplicación, panel privado o canal conectado a Orbanya.
Interactúas con un negocio que utiliza soluciones de Orbanya.
Navegas por nuestra web y aceptas cookies o tecnologías similares.

También podemos recibir datos de empresas clientes que contratan Orbanya para automatizar parte de su atención, agenda, mensajería, voz o procesos internos. En esos casos, el origen de los datos será normalmente la propia empresa cliente o la interacción directa del usuario final con los canales habilitados por dicha empresa.

5. Finalidades del tratamiento

5.1. Atención de consultas y solicitudes

Tratamos datos personales para responder a mensajes, dudas, solicitudes de información, presupuestos, soporte o comunicaciones relacionadas con los servicios de Orbanya.

5.2. Prestación de servicios contratados

Tratamos datos para gestionar servicios de automatización, asistentes de IA, recepción digital, agenda, mensajería, voz, integraciones, panel privado, soporte, configuración de sistemas, onboarding de negocios y mantenimiento técnico.

5.3. Gestión de reservas, citas y procesos operativos

Cuando el servicio lo requiera, podemos tratar datos para:

Crear reservas o citas.
Confirmar, modificar o cancelar citas.
Enviar recordatorios o comunicaciones transaccionales.
Gestionar disponibilidad, horarios, servicios, recursos o personal.
Registrar notas necesarias para prestar el servicio.
Mantener trazabilidad de acciones realizadas.

5.4. Comunicaciones por WhatsApp Business Platform y otros canales

Orbanya puede utilizar WhatsApp Business Platform, servicios de Meta y otros canales de mensajería para enviar y recibir comunicaciones relacionadas con atención al cliente, solicitudes de información, gestión de reservas, confirmaciones, recordatorios, soporte, avisos operativos y comunicaciones transaccionales vinculadas al servicio.

Solo iniciaremos comunicaciones cuando exista una base legítima para ello, como una solicitud previa del usuario, una relación contractual o precontractual, interés legítimo aplicable, o consentimiento cuando sea necesario.

El usuario podrá solicitar dejar de recibir comunicaciones por WhatsApp u otros canales escribiendo “BAJA”, “STOP” o contactando en contacto@orbanya.com.

5.5. Uso de inteligencia artificial y automatizaciones

Orbanya puede utilizar sistemas automatizados e inteligencia artificial para ayudar en tareas como:

Interpretar solicitudes.
Clasificar mensajes.
Generar respuestas asistidas.
Consultar disponibilidad.
Gestionar citas o procesos operativos.
Transcribir llamadas.
Resumir conversaciones.
Mejorar la atención y soporte.
Detectar errores, incidencias o necesidades de intervención humana.

Estos sistemas se utilizan como apoyo operativo. No se adoptarán decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos sobre los usuarios sin intervención humana cuando dicha intervención sea legalmente necesaria.

5.6. Seguridad, auditoría y prevención de abusos

Tratamos datos técnicos y registros de actividad para proteger los sistemas, detectar fallos, evitar accesos no autorizados, prevenir fraude, mantener trazabilidad operativa, depurar errores y garantizar la continuidad del servicio.

5.7. Cumplimiento legal, fiscal y administrativo

Tratamos datos para cumplir obligaciones fiscales, contables, contractuales, legales, administrativas y de atención a requerimientos de autoridades competentes.

5.8. Mejora del sitio web y servicios

Podemos analizar el uso de la web, rendimiento, errores, navegación y funcionamiento de servicios para mejorar la experiencia, seguridad y calidad, conforme a la Política de Cookies y demás bases legales aplicables.

5.9. Comunicaciones comerciales

Podemos enviar información sobre servicios, novedades, contenidos, promociones o comunicaciones relacionadas con Orbanya cuando exista consentimiento, relación contractual previa o base legal aplicable.

Podrás darte de baja en cualquier momento escribiendo a contacto@orbanya.com o usando los mecanismos de baja disponibles en cada comunicación.

6. Base legal del tratamiento

Las bases jurídicas que pueden legitimar el tratamiento son:

Consentimiento: cuando aceptas cookies no técnicas, solicitas comunicaciones comerciales, autorizas determinados canales o facilitas datos voluntariamente para una finalidad concreta.
Ejecución de contrato o aplicación de medidas precontractuales: cuando solicitas presupuesto, contratas servicios o necesitamos tratar datos para prestarlos.
Cumplimiento de obligaciones legales: obligaciones fiscales, contables, administrativas, de facturación o atención a requerimientos legales.
Interés legítimo: seguridad, prevención de fraude, soporte, mejora técnica, continuidad del servicio, comunicaciones relacionadas con servicios similares o trazabilidad operativa, siempre ponderando derechos y libertades.
Encargo de tratamiento: cuando Orbanya trata datos por cuenta de una empresa cliente para prestar servicios contratados, conforme al contrato de encargo correspondiente.

7. Orbanya como encargado del tratamiento

Cuando una empresa contrata Orbanya para gestionar automatizaciones, recepción digital, WhatsApp, voz, agenda, atención al cliente, paneles operativos o integraciones, dicha empresa puede ser responsable del tratamiento de los datos de sus propios clientes, empleados o usuarios.

En esos casos:

La empresa cliente decide las finalidades y medios esenciales del tratamiento.
Orbanya trata los datos siguiendo instrucciones documentadas de la empresa cliente.
Orbanya aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos.
Orbanya puede recurrir a subencargados necesarios para prestar el servicio.
Orbanya asistirá razonablemente al cliente en el cumplimiento de obligaciones de protección de datos, cuando proceda.
La relación deberá formalizarse mediante contrato, cláusula o acuerdo de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.

8. Proveedores, encargados y subencargados

Para prestar nuestros servicios, podemos utilizar proveedores tecnológicos que actúan como encargados o subencargados del tratamiento, o como responsables independientes en determinados casos.

8.1. Infraestructura, alojamiento y base de datos

Hetzner: servidores, VPS, infraestructura de hosting, despliegue de aplicaciones, automatizaciones y servicios técnicos.
DigitalOcean: servicios de base de datos gestionada, infraestructura cloud, almacenamiento técnico y servicios asociados.
Otros proveedores de infraestructura, copias de seguridad, seguridad o monitorización cuando sean necesarios.

8.2. Automatización y orquestación

n8n: herramienta de automatización y orquestación. Cuando Orbanya utiliza n8n en modalidad autoalojada, los datos se procesan en la infraestructura controlada por Orbanya, sin que n8n gestione directamente dichos datos salvo que se usen servicios cloud, licencias, soporte u otros servicios contratados.

8.3. Mensajería, WhatsApp y comunicaciones

Meta / WhatsApp Business Platform: envío, recepción y gestión de comunicaciones de WhatsApp Business.
Proveedores de comunicaciones: telefonía, SMS, WhatsApp, números, llamadas u otros servicios de comunicación cuando se utilicen.

8.4. Voz, llamadas y transcripción

Proveedores de voz: gestión de asistentes de voz, llamadas, eventos de llamada, transcripción, enrutamiento o procesamiento asociado.
Proveedores de síntesis de voz, transcripción o telefonía cuando sean necesarios para prestar el servicio.

8.5. Inteligencia artificial

Proveedores de modelos de inteligencia artificial: interpretación de mensajes, clasificación de intención, generación de respuestas, resúmenes, transcripción, asistencia conversacional o procesamiento automatizado vinculado al servicio.

Estos proveedores solo accederán a los datos necesarios para prestar el servicio correspondiente y estarán sujetos a condiciones contractuales, garantías técnicas y medidas de seguridad aplicables.

Cuando algún proveedor se encuentre fuera del Espacio Económico Europeo o realice transferencias internacionales, se adoptarán garantías adecuadas conforme al RGPD, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo, acuerdos de tratamiento de datos u otros mecanismos legalmente reconocidos.

Orbanya podrá actualizar la lista de proveedores y subencargados cuando sea necesario para mantener, mejorar o ampliar sus servicios.

9. WhatsApp Business Platform, Meta y comunicaciones comerciales/transaccionales

Cuando se utilicen servicios de WhatsApp Business Platform:

Los mensajes podrán tratarse mediante servicios de Meta/WhatsApp para su entrega, recepción, seguridad y gestión.
Las comunicaciones podrán incluir atención al cliente, soporte, información solicitada, confirmaciones, recordatorios, avisos de cita, cambios, cancelaciones u otras comunicaciones transaccionales.
Las comunicaciones comerciales o promocionales solo se enviarán cuando exista base legal para ello.
El usuario podrá solicitar la baja en cualquier momento.
Fuera de la ventana permitida por WhatsApp, las comunicaciones iniciadas por la empresa podrán requerir plantillas aprobadas por WhatsApp/Meta.

El uso de WhatsApp está sujeto también a las condiciones y políticas de WhatsApp y Meta aplicables en cada momento.

10. Llamadas, grabaciones y asistentes de voz

Cuando el servicio incluya llamadas o asistentes de voz, Orbanya podrá tratar los datos necesarios para atender la llamada y ejecutar la solicitud.

Esto puede incluir:

Número de teléfono.
Fecha, hora y duración.
Grabación, si se informa y procede.
Transcripción.
Resumen.
Intención de la llamada.
Acciones realizadas: reserva, cambio, cancelación, consulta o derivación.
Logs técnicos y eventos asociados.

Cuando exista grabación o transcripción, se informará al usuario al inicio de la llamada o por medios adecuados. La finalidad será prestar el servicio solicitado, mejorar la atención, mantener trazabilidad operativa, resolver incidencias, verificar calidad y garantizar seguridad.

El usuario podrá decidir no continuar la llamada si no desea que se realice dicho tratamiento, sin perjuicio de poder utilizar otros canales de contacto disponibles.

11. Conservación de datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos y, posteriormente, durante los plazos legalmente exigibles o necesarios para atender posibles responsabilidades.

Con carácter orientativo:

Consultas y formularios: durante el tiempo necesario para atender la solicitud y gestionar seguimiento razonable.
Clientes y contratos: durante la relación contractual y los plazos legales aplicables.
Facturación y contabilidad: durante los plazos fiscales y contables exigidos.
Comunicaciones por WhatsApp, email, teléfono u otros canales: durante la relación con el usuario o cliente y el tiempo necesario para trazabilidad, soporte o responsabilidades.
Datos de reservas, citas y operaciones: mientras sean necesarios para prestar el servicio, mantener historial operativo y atender incidencias o responsabilidades.
Logs técnicos y seguridad: durante el tiempo necesario para garantizar seguridad, depuración, auditoría y prevención de abusos.
Grabaciones y transcripciones: durante el plazo informado o necesario para la finalidad correspondiente, salvo conservación bloqueada por obligaciones legales o defensa frente a reclamaciones.
Comunicaciones comerciales: hasta que retires tu consentimiento, te opongas o solicites la baja.

Una vez finalizados los plazos, los datos podrán ser eliminados, anonimizados o bloqueados conforme a la normativa aplicable.

12. Transferencias internacionales

Algunos proveedores utilizados por Orbanya pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo o realizar tratamientos internacionales.

En tales casos, Orbanya adoptará las garantías adecuadas previstas por el RGPD, incluyendo, cuando proceda:

Decisiones de adecuación de la Comisión Europea.
Cláusulas contractuales tipo.
Acuerdos de tratamiento de datos.
Medidas técnicas y organizativas adicionales.
Evaluaciones de riesgo cuando sean necesarias.

No se realizarán transferencias internacionales sin una base válida conforme a la normativa aplicable.

13. Seguridad

Orbanya aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción o divulgación indebida.

Entre otras medidas, pueden aplicarse:

Control de accesos.
Gestión de permisos por usuario y cliente.
Cifrado en tránsito mediante HTTPS/TLS.
Uso de credenciales y secretos protegidos.
Separación lógica de datos entre clientes.
Registros de auditoría y trazabilidad.
Copias de seguridad o mecanismos de recuperación cuando proceda.
Actualizaciones y mantenimiento técnico.
Principio de minimización de datos.
Revisión de proveedores y medidas contractuales aplicables.

Ningún sistema es absolutamente infalible, pero Orbanya trabaja para mantener un nivel de seguridad adecuado al riesgo y a la naturaleza de los datos tratados.

14. Datos de terceros

Si facilitas datos personales de terceras personas, garantizas que cuentas con base legítima para hacerlo y que has informado previamente a dichas personas sobre el tratamiento de sus datos.

Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando una empresa cliente facilita datos de empleados, colaboradores, clientes, agenda, servicios, horarios, contactos o usuarios necesarios para configurar o prestar los servicios de Orbanya.

15. Menores de edad

Los servicios de Orbanya están dirigidos a mayores de 18 años y a empresas. No tratamos conscientemente datos de menores.

Si detectamos que se han recibido datos de un menor sin base legítima o autorización adecuada, procederemos a eliminarlos o bloquearlos conforme a la normativa aplicable.

16. Derechos de protección de datos

Puedes ejercer los siguientes derechos:

Acceso.
Rectificación.
Supresión.
Oposición.
Limitación del tratamiento.
Portabilidad.
Retirada del consentimiento.
Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos, cuando proceda.

Para ejercer tus derechos, puedes escribir a:

contacto@orbanya.com

Indica en el asunto el derecho que deseas ejercer y facilita la información necesaria para identificarte. En algunos casos podremos solicitar información adicional para verificar tu identidad y proteger tus datos.

También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa aplicable.

17. Solicitud de eliminación de datos

Puedes solicitar la eliminación de tus datos personales tratados por Orbanya escribiendo a:

contacto@orbanya.com

Asunto recomendado:

Solicitud de eliminación de datos

En la solicitud, indica en la medida de lo posible:

Nombre y apellidos.
Correo electrónico o teléfono asociado.
Canal por el que contactaste: web, WhatsApp, teléfono, email, app u otro.
Servicio, negocio o empresa relacionada con la solicitud, si aplica.
Cualquier información que ayude a localizar los datos.

Orbanya revisará la solicitud y procederá a eliminar, anonimizar o bloquear los datos cuando corresponda legalmente.

En algunos casos, determinados datos podrán conservarse bloqueados durante los plazos legalmente exigibles para atender obligaciones fiscales, contables, contractuales, de seguridad, defensa frente a reclamaciones o cumplimiento normativo.

Esta vía también puede utilizarse para solicitar la eliminación de datos relacionados con Facebook, Instagram, WhatsApp, Meta Business Platform u otros servicios de Meta conectados a Orbanya. Si parte del tratamiento corresponde directamente a Meta como responsable independiente, podrá ser necesario ejercer derechos también ante Meta a través de sus propios canales.

18. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de Orbanya puede utilizar cookies propias y de terceros para fines técnicos, analíticos, de preferencias y marketing, conforme a lo indicado en la Política de Cookies.

Puedes aceptar, rechazar o configurar las cookies desde el panel de gestión habilitado en el sitio web.

19. Cambios en esta política

Orbanya podrá actualizar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios normativos, criterios de autoridades de control, modificaciones técnicas, nuevos proveedores, cambios en servicios o mejoras operativas.

Cuando los cambios sean relevantes, se intentará informar de forma visible en el sitio web o por otros medios adecuados.

20. Contacto

Para cualquier cuestión relacionada con privacidad o protección de datos, puedes contactar con Orbanya en:

contacto@orbanya.com